Hämeenlinnan Seudun 4H-yhdistyksen toimintaan osallistuvat henkilöt

TIETOSUOJASELOSTE

Pvm:           24.5.2018

Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä

Nimi: Hämeenlinnan Seudun 4H-yhdistys ry sekä Tuuloksen 4H-yhdistys ry 31.8.2018 asti

Osoite: Vanajantie 10 A, 13110 Hämeenlinna

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi: toiminnanjohtaja Pirjo Seulamo

Osoite: Vanajantie 10 A, 13110 Hämeenlinna

Sähköposti: toimisto.hameenlinna@4h.fi

 Puhelin: 050 509 0750

Rekisterin nimi

Hämeenlinnan Seudun 4H-yhdistysten ja Tuuloksen 4H-yhdistyksen 31.8.2018 asti toimintaan osallistuvat henkilöt

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

Hämeenlinnan Seudun ja Tuuloksen 4H-yhdistysten toimintaan osallistuvien henkilöiden tiedot niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia toiminnan toteuttamiseksi. Rekisteristä löytyy niiden lasten, nuorten ja aikuisten henkilötietoja, jotka osallistuvat yhdistysten järjestämään toimintaan. Toiminta koostuu kerho-, leiri- ja kurssitoiminnasta, projekteista, tapahtumista ja tapaamisista. Henkilötietoja kerätään toiminnan toteuttamiseksi ja tilastoimiseksi sekä toiminnasta tiedottamiseen.

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

• Osallistujan nimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite sekä mahdolliset sairaudet tai allergiat, jos ne tulee ottaa huomioon toimintaa järjestettäessä.
• Alaikäisten henkilöiden osalta myös huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia. Kuvaamiseen kysytään lupa leiri-, kerho- ja kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä.
• 4H-yrittäjien osalta kerätään tietoa yritysten liiketoiminnasta, kuten liikevaihdosta.

Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:

• Leireille osallistuvat lapset
• Kerhotoimintaan osallistuvat lapset
• Työelämäkursseille osallistuvat nuoret
• 4H-yrityskursseille osallistuvat nuoret
• 4H-yrittäjät / muut kevytyrittäjät
• Kansainvälisiin projekteihin osallistuvat nuoret
• Tapahtumiin ja tapaamisiin osallistuvat lapset, nuoret ja aikuiset
• Toimintaan osallistuvat vapaaehtoiset, kuten 4H-yritysohjaajat

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

Toimintaan osallistuvien henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen toiminnan toteuttamiseksi, kuitenkin enintään viiden vuoden ajan (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia voidaan hyödyntää toiminnasta tiedottamiseen viiden vuoden ajan (perusteena rekisteröidyn suostumus).

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Tiedot kerho-, leiri- ja kurssitoimintaan, projekteihin sekä tapahtumiin ja tapaamisiin saadaan ilmoittautumislomakkeista yhdistysten verkkosivuilta (Yhdistysavain) sekä toimihenkilöiden sähköposteista. Tietoja tallennetaan toimihenkilöiden tietokoneiden kovalevylle, pilvipalveluun (Google Drive). Ilmoittautuneiden tiedot tulostetaan tapahtumiin paperille. Toimintaan osallistuvien kuvia, nimiä ja mahdollisia muita tietoja jaetaan heidän suostumuksellaan sosiaalisen median kanavissa (Facebook, Instagram, Whatsapp, YouTube).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Poikkeuksena on sellainen toiminta, joka lähtökohtaisesti järjestetään yhteistyössä toisen tai useamman osapuolen kanssa (tämä tuodaan aina ilmi).

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja/tai käytetyt palveluntarjoajat kuuluvat Privacy Shields –yritysten listaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.